病歴・就労状況等申立書エクセルファイルを1枚にPDF保存する方法

この記事は、過去記事の補足記事になります。

障害年金の病歴・就労状況等申立書の書き方~記入例あり
障害年金申請の中でも自分の気持ちを訴えられる「病歴・就労状況等申立書」。何から手を付けたらいいか分からない方は多いと思います。例文つきで分かりやすく解説します。

病歴・就労状況等申立書をパソコンのエクセルファイルで作成する際の初期設定などを解説しました。

かなり設定がややこしかったりエラーが頻発したりするので、補足記事としてPDFに変換し保存するまでの記事を別記事として、まとめることにしました。

手書きで作成される方や自分でできる方は読みと飛ばしていただいてOKです。

スポンサーリンク

エラーその1:用紙サイズが選択できない!

以下のように、用紙選択が非アクティブになっていて選択できないことがあります。(Office2013やWin8,10で頻発するようです)

エラーその2「指定されたプリンターは使用できません」

用紙サイズバーがアクティブになっていて変更しようとしても、以下のようなエラーではじかれることがあります。

解決法1:最初は工程ごとに保存して閉じる

病歴・就労状況等申立書の場合、

  1. インターネットから入手したファイルなので「編集を有効にする」をクリック
  2. 標準モードで表示
  3. 用紙をA3orA4に設定

という順番なのですが、できれば1工程ごとに保存して閉じてください。

解決法2:プリンターの設定を見直す

プリンターのデフォルトが「FAX」になっていたら、お持ちのA3対応プリンタに切り替えるか、「Microsoft Print to PDF」などを選択してください。

選択したあとも一旦ファイルを保存して閉じることをおすすめします。

1.ファイル>2,印刷>3,プリンタをプルダウンで選択します。

2.もう一度面倒ですが保存して閉じてください。そうすると、用紙設定がアクティブになっており、A3も指定できるようになっていると思います。

表裏で繰り返す必要あり

このエクセルファイルは表と裏に分かれています。表と裏でプリンターの設定は違うようなので、解決法1,2を表でも裏でも繰り返す必要があります。

表と裏はExcelの左下に切り替えボタンがあります。

PDFの変換方法&正しく1枚に収める方法

ここまでできてやったーとなるのですが、このファイルには罠(?)がありまして、なぜかA31枚では収まらないような仕掛けがしてあります(なぜでしょう…?)

もう一度ファイル>印刷>に行ってみると、印刷プレビューが見れます。すると、印刷プレビューが2枚に渡っているのに気が付きます。

2枚目はこんな感じです。

印刷ビューに切り替え>印刷範囲の拡大>PDF形式で保存で解決できます。

1.まず、印刷ビューに切り替えます。書き込みが終わったら、右下に正方形が3つ並んでいるので、一番右の「印刷ビュー」をクリックします。

2.このような表示になればOKです。これで「2ページ」と灰色で示されている部分が2ページ目に表示されてしまう部分になります。

3.「2ページ」と書かれている上の青い点線の上にカーソルを置き、クリックしたままドラッグして、一番下の太線まで持って行って離します。

すると、「2ページ」という表示が消え、印刷範囲が広がり1ページにまとまりました。

1ページにまとまっています。

これを裏の印刷ビューも切り替えて拡大しておきましょう。

ここまで来たらPDFとして保存を忘れずに!

ここまで来たら、裏面が終わっていなくても、ファイル>名前をつけて保存から、PDFに変換して保存してしまいましょう。

1.表と裏同時に選択して保存しなければならないので、先ほど切り替えた左下のところからCtrlキーを押しながらもう片方を左クリックして選択すると同時に選択ができます。

2.ファイル>名前を付けて保存を選択します。

3.自分の分かりやすいところに保存してください。僕はデスクトップにしました。コンピュータ>参照をクリック。

4.任意の保存先をプルダウンから選択後、任意の分かりやすいファイル名を付けます。ファイル名の下の形式を選ぶプルダウンをクリックし…

5.PDF(.pdf)を選択します。

6.内容を確認したあと、「保存」をクリック。「発効後にファイルを開く」にチェックを入れていると、保存後に自動的にPDFファイルが開いてくれるので楽です。

7.保存には少し時間がかかります。下記のようにPDFアプリで問題なくPDFとして発行されればOKです。お疲れさまでした。Excelファイルは別のファイルとして残っているので、下書きとして残しておきましょう。

プリンタの設定はリセットされるときも

プリンタを設定し、1度上書きしてから用紙の設定をしたり印刷ビューの設定をしていきます。

ですが、プリンタの設定が何度もリセットされ、ファイルを開くたびに設定をし直さなければいけないときがありました。

できるときもあるので、パソコンとOfficeソフトの相性なのかもしれません。

ロック(保護)されているセルに注意

自分が記入する欄以外のところのほとんどは、編集ができないように保護(ロック)されているセルがあります。

ロックされているセルを選択したままだと他の操作を受け付けてくれないことがあります。

何か操作ができずにおかしいなと思ったら、ロックされているセルを選択していないか確認してみてください。

今回の記事は障害年金とほとんど関係ない記事になってしまいました。

印刷範囲の拡大やシートの複数選択は覚えておくとExcelの操作が少し楽になります。

覚えておいて損はないですよ!最後まで有難うございました!

これまで執筆した体験談/解説はサイトマップをご覧ください。